التخطيط الإعلامي ودورة في إدارة الأزمات
الهدف:
الهدف من الورقة البحثية هو التعرف على دورالتخطيط الإعلامي في مواجهة الأزمات والكوارث حيث يسهم التخطيط لإعلامي في مساعدة الأجهزة التي تقوم بتطبيقة على التعامل الأمثل مع الأزمات والكوارث والحد من آثارها السلبية من خلال توجيه الجماهير في جميع مراحل الازمة او الكارثة باستخدام المنهج العلمي وادواته والبيانات والاحصاءات الدقيقة لتحليل الموقف بموضوعية والتعرف على الأوضاع السائدة والاتجاهات المؤثرة وتوظيفها في إدارة الازمة او الكارثة والحد من اثارها السلبية
مخطط الورقة:
- المقدمة
- مقومات التخطيط الإعلامي
- مفهوم وتعريف الأزمة
- التخطيط الإعلامي وإدارة الأزمة
- الخلاصة
- المراجع
المقدمة :
يعتبر التخطيط أحد السمات المميزة لمختلف التنظيمات بتعدد أنواعها وأهدافها، وأضحت كل الدول الساعية للتطور تعتمد على التخطيط باعتباره الضمان الوحيد للاستخدام الامثل لمختلف الموارد بطريقة علمية من أجل تحقيق أهدافها في فترة زمنية محددة.
ويعتبر التخطيط الإعلامي في هذا المجال ضرورة فرضها التطور الحاصل في مجال وسائل الإعلام نظرا للدور الكبيرلهذه الوسائل في حياة المؤسسات المختلفة والمجتمعات ، خاصة مع تزايد دورها وقدراتها في نشر المعلومات على نطاق واسع وبأقصى سرعة.يتضح ذلك أكثر في مراحل ألازمات مما دفع بالباحثين للعناية بأهمية التخطيط الإعلامي باعتباره من بين الأسس التي يعتمد عليها في إدارة ألازمات في مختلف مراحل تطور الأزمة و ذلك بدءأ من مرحلة إلاعداد لمواجهة ألازمات المحتملة وصولا إلى مرحلة إعداد خطط تساير مختلف مراحل تطور ألازمة وتتأقلم مع طبيعة الأزمة.
ذلك أن اختلاف االمجتمعات والسياق الأجتماعي والسياسي وطبيعة النظم الإعلاميةالسائدة تجعل من دورالإعلام في هذا المجال يختلف من مجتمع لآخر وبالتالي مكانة التخطيط الإعلامي تختلف أيضا، ومع ذلك يبقى موضوع التخطيط الإعلامي حتمية لمواجهة وإدارة الأزمات.
مقومات التخطيط الاعلامي
إن التخطيط الإعلامي الناجح يتطلب مجموعة من المقومات أهمها :
- الشمول:أي شموله لمختلف المجالات التنموية ومختلف فئات الجمهور وكافة عناصر
- التكامل:يعني التكامل بين الخطط والبرامج الاعلامية وبين الخطط والبرامج التنموية العملية الأتصالية
- . –الاستمرارية: أي أن الخطة كل متكامل ضمانا لاستمرارتحقيق الاهداف المنشودة، بحيث تتصل كل مرحلة بسابقتها فمرحلة الاعداد والتصميم لا تنفصل عن مرحلة التخطيط ولا عن مرحلة التنفيذ والتقويم
- المرونة: يعني القدرة على التكيف والاستجابة لكل طارئ لمواجهة الظروف غيرالمتوقعة.
- التكلفة:على أساس وحدة التكلفة لاستخدام وسائل الإعلام المختلفة
يتضح مما سبق أن التخطيط الإعلامي يهدف لوضع وانجاز خطط يتم إلاعداد لها مسبقا لمواجهة الظروف الطارئة والاستعداد الدائم لإدارة ألازمات المحتملة، فالتخطيط الإعلامي يمكن اعتباره عصب الحياة لعملية إدارة ألازمات المختلفة.
مفهوم وتعريف الأزمة :
يعد مفهوم الأزمة واحدا من المفاهيم التي يصعب تحديدها وتكمن الصعوبة في تحديد مفهوم الازمة في شمولية طبيعتها واتساع نطاق استعمالها لتشمل مختلف صور العلاقات الإنسانية السلبية عادة في كافة مجالات التعامل وعلى قدر مستوياته وعادة ماترتبط الازمة بالاحساس بالخطر والتوتر وأهمية عنصر الوقت اللازم لاتخاذ قرارات واجراءات المواجهة .
وأهم التعريفات التي وردت للازمة :
الأزمة عبارة عن (حالة توتر ونقطة تحول تتطلب قرارا ينتج عنه مواقف جديدة سلبية كانت او ايجابية توثر على مختلف الكيانات ذات العلاقة) [1]
والأزمة تعني وصول عناصر الصراع في علاقة ما الى مرحلة تهدد بحدوث تحول جذري في هذه العلاقة كالتحول من السلم الى الحرب او تفكك التحالفات او تصدع العلاقات في المنظمات الدولية [2]
ويلاحظ من استعراض تلك التعريفات أن أهم ملامح الازمات تتمثل فيما يلي:
- وجود خلل وتوتر في العلاقات
- الحاجة الى اتخاذ قرار
- صعوبة التنبؤ الدقيق بالأحداث القادمة
- نقطة التحول الى الأفضل أو الأسوء
التخطيط الإعلامي وإدارة الأزمة:
نقصد بالتخطيط الإعلامي إعداد خطط تخص قطاع الإعلامي من أجل إدارة ألازمات المختلفة، مع إلاشارة إلى أن هذه الخطط تختلف بإختلاف طبيعة ونوع ألازمة من جهة وطبيعة مسؤوليات الجهة أو الهيئة التي تواجه موقف ألازمة من جهة أخرى. لكن رغم الاختلاف بين الخطط الاعلامية الى أن هناك عناصر أساسية مشتركة اتفق عليها الباحثون والخبراء، التي يجب أن ترتكز عليها مختلف الخطط الاعلامية عند مواجهة الازمات وتتمثل هذه العناصر في:
تحديد المخاطر وألازمات المحتملة وتحديد ألاهداف ثم تحديد الوسائل وإلامكانات المتاحة،وتحديد طبيعة ونوع ألازمة والجمهور، وإعداد الرسالة الاعلامية الموجهة للجمهور ثم التدريب على تنفيذ الخطة الاعلامية الموضوعة لادارة الازمة [3]مع إلاشارة إلى أن عملية التخطيط الاعلامي لمواجهة ألازمات يبنى على مجموعة من ألاسس من بينها:
ألاهداف التنظيمية والسياسة العامة للمنظمة ومجموعة القيم التنظيمية السائدة، ومدى توفر الخبراء في مجال إدارة ألازمات وطبيعة الثقافة التنظيمية السائدة، بالاضافة [4]لمدى توفر إلامكانيات المتاحة والوقت. إن عملية التخطيط لادارة ألازمات تعترضه الكثير من الصعوبات التي تحد من كفاءة التخطيط من أهمها:
- -إن الوقت المتاح لادارة ألازمة ضيق وغير محدود،مما يستدعي اتخاذ إجراءات عاجلة لاحتواء الوضع
- . -يسيطر القلق على جمهور ألازمة مما يؤدي لارتفاع حجم المخاطر وآلاثار النفسية والاجتماعية للازمة
- . السعي وراء المنافسة في تغطية ألازمة يؤدي للوقوع في بعض ألاخطاء مما يخلق ضغوطات .بالاضافة لعوائق أخرى مثل قلة إلامكانيات المتاحة [5]والمتوفرة وغياب أهل الخبرة بسبب عدم توفر الكفاءة في فريق إدارة ألازمة، مع نقص وعدم كفاية المعلومات اللازمة للتنبؤ بالازمة.
إن للتخطيط الاعلامي أهمية قصوى في مختلف مراحل إدارة الازمة: فقد أدركت المنظمات المختلفة أن التخطيط يمثل وسيلة حضارية من وسائل العصر، تساهم بشكل كبير في الوقاية من حدو ث الازمات أو التقليل من النتائج الوخيمة التي يمكن أن تترتب عنها، مما جعل التخطيط الاعلامي ضرورة في مختلف مراحل إدارة ألازمة بدأ من مرحلة قبل الازمة سنوضح ذلك من خلال النقاط التالية:
أهمية تخطيط الاتصال الاعلامي لمرحلة ما قبل ألازمة: يعتبر التخطيط إحدى ر كائز فلسفة إدارة الازمة وهي إجراءات مسبقة يتم ضبطها قبل حدوث الازمة، ويذهب ريجستر RegesterولاركنLarkin إلى وجود ست خطوات لمنع حدوث ألازمات وهي
- وضع دليل إرشادي للازمات المتوقعة، ويمكن الاستفادة في ذلك من التجارب السابقة للمنظما ت
- وضع سياسات تستهدف تجنب وقوع ألازمات،ويمكن للتخطيط في هذا المجال أن يحقق ذلك
- وضع استراتيجيات وخطط تنفيذية للتعامل مع الازمات المتوقة للتقليل من مخاطرها على المنظمة
- . تحدي الجماهيرالقابلة للتأثربالازمة ووسائل الاتصال بها بالسرعة المطلوبة.
- اختبار الخطط الموضوعة على فترات لادخال التعديلات المطلوبه عليها حسب طبيعة الظروف
أما في مجال الاتصال الاعلامي فيتم التخطيط لمرحلة ما قبل ألازمة وفقا للاسس التالية:
- إعداد الخطط الاعلامية في ضوء الاستراتيجيات العامة لادارة الازمة.
- يتضمن التخطيط المراحل الثلاثه )ما قبل وأثناء وبعد ألازمة( ولكل مرحلة منطلقاتها وأسسها وأهدافها ووسائل متابعتها وتقييمها، لخلق انسجام وتكامل بين مختلف مراحل ادارة الازمة
- -تحديد الجماهير المستهدفة وأساليب إلاقناع لكل منهم ضمن الخطاب الاعلامي لادارة الازمة.
- -أن تتسم الخطة الاعلامية بالدقة والشمول والمرونة ووضوح الوسائل والاهداف استنادا للوسائل المتوفره.
- -الحفاظ في كل مراحل إدارة الازمة على الصورة الذهنية إلايجابية للمنظمة حتى تحافظ على مكانتها.
- التعامل بصدق وموضوعية مع وسائل الاعلام وعدم المبالغة في تقديم الحقائق، واختيارالوقت المناسب لتزويد وسائل الاعلام بالمعلومات الجديدة بشكل لا يؤثر على مسار إدارة ألازمة وعلى الصورة الذهنية.
- -الاستعانة بالخبراء في تصميم وتنفيذ ومتابعة الخطط الاعلامية لمواجهة ألازمات للاستفادة من تجاربهم
- تزويد المركز الاعلامي لادارة ألازمة بكافة التجهيزات والتقنيات الحديثة، مع تدريب المتحدثين الرسميين مع وسائل الاعلام عند وقوع ألازمات.[6]
اعداد خطط وبرامج تفصيلية يتم انجازها مسبقا لمساندة فريق إدارة ألازمة:
- -تحديد ألاعضاء المحتملين لفريق إدارة ألازمة وفقا للاعتبارات الخبرة والتجربة في مجال ادارة الازمة
- -تصميم الرسائل الاتصالية والجماهير املستهدفة التي يمكن استخدامها في انجاز خطة اتصالات الازمة
- تحديد ممثلي المنظمة للتعامل مع وسائل الاعلام [7]
الخلاصة:
إن التطور العلمي والتكنولوجي وفر الكثير من الوسائل الإعلامية التي يمكن أن تساهم في إدارة الأزمات والعمل على التقليل من آثارها الوخيمة، لكن هذه الوسائل لا يمكن أن يكون لها دور فعال إذا لم تخضع للتخطيط الجيد عبر مختلف مراحل إدارة الأزمة باستخدام المنهج العلمي وأدواته المختلفة من أجل احتواء الأزمة قبل استفحالها.فالتخطيط الإعلامي أضحى ضرورة من ضرورات العصر في ظل استفحال الأزمات وانتشارها بشكل كبير مما جعل المنظمات المختلفة معرضة لمخاطر عديدة وجعل صورتها الذهنية مهددة أيضا.انطلاقا من ذلك يمكن القول أن التخطيط الإعلامي ذا أهمية بالغة بالنسبة لمختلف المنظمات كونه يساعد على التعامل الأمثل مع الأزمات بقدر من الكفاءة والفاعلية بما يحقق أقل ضرر للمنظمة والمجتمع.
المراجع:
[1] فهد احمد الشعلان , ادارة الازمات 2002 ص26
[2] احمد المعماري ،الاعلام 1993 ص26
[3] ص6 الخضيري ,محسن احمد 1990م ادارة الازمات القاهرة مكتبة مدبولي
[4]ص2 خطاب نعمات احمد 1997 سياسات العمالة في ظل ظروف الازمة
[5]ص26 الحميد عبدالله حمد 1987م التخطيط لمواجهة الكوارث الطبيعية رسالة ماجستير
[6] الردادي سعد عودة 1988م التخطيط الامني للمهام المرحلية والعمليات الطارئة رسالة ماجستير ص12
[7]ص33 عائض بن بنية 2001م العلاقة بين الاعلام والتوعية
